Bir çok sebepten ötürü Microsoft 365 Posta Kutusunu PST Olarak Dışa Aktarma işlemini yapmak isteyebilirsiniz. Bu sebeplerin başında yedekleme gelir. Personel ayrıldıktan iki sene sonra o kişinin e-postasının yedeği var mı diye soran insanlar görme ihtimaliniz yüksektir. Türk’ün aklı sonradan gelir atasözüne güzel bir örnek teşkil eder.
İşin espri kısmı bir yana bu tarz durumları mutlaka doküman (ne nerede, ne kadar ve nasıl saklanacak gibi) haline getirip yönetime onaylatın. Bir şirketin düzenli olarak iç denetimden geçmesi iş sürekliliği için hayati önem taşır.
Fazla uzatmadan PST’ye aktarma işlemi nasıl yapılır ve bu işlemin kısıtlamalarını inceliyoruz.
Microsoft 365 Business Premium İle Microsoft 365 E3 Karşılaştırma
Fiyat ve özellik olarak birbirine çok yakın olan iki paketin karşılaştırma ve inceleme yazısını okumak için tıklayın.
Microsoft 365 Posta Kutusunu PST Olarak Dışa Aktarma Nasıl Yapılır?
Öncelikle MS Purview (Compliance) yönetim paneline gitmeniz gerekiyor (gitmek için tıklayın).
MS Purview (Compliance) bölümünden Permissions’a tıklayıp resimde gösterdiğim Roles’u seçin.Resimde gösterdiğim gibi eDiscovery Manager’ı seçip Edit’e tıklıyoruz. Ayrıca eDis.Man’ın Export rolüne sahip olup olmadığını kontrol edin. Yoksa ekleyin.Export işlemi Manager ile mümkün değil bu yüzden Next’e tıklıyoruz.Admin olarak hangi hesabı kullanmak istiyorsanız seçin.Next’e tıklayın.Done’a tıklayarak işlemi tamamlıyoruz.Content search kısmından New search’ü seçin.İşleme bir isim verin.Resimde gösterdiğim gibi status’ü on yapın ve Choose users’a tıklayarak hangi kullanıcı posta kutularını dışa aktaracaksanız seçin.Resimde gösterdiğim test hesabıdır, gerçek bir kullanıcı değildir.Next’e tıklayarak devam ediyoruz.Sadece belirttiğiniz anahtar kelimeleri içeren e-postaları dışa aktarabilirsiniz. Bu işlemde bütün posta kutusunu dışa aktaracağımız için Next’e tıklıyoruz.Submit’e tıklayarak devam ediyoruz.Seçenekler kendilerini açıklıyor. Enable de-duplication seçeneğini mutlaka seçin.Refresh’e basarak işlemin tamamlandığını kontrol edin.Export kısmından önce Copy’i seçin daha sonra Download’a tıklayın. Önemli not olarak tarayıcı olarak Edge’i kullanmanızı öneririm. İndirme işlemi için Chome ve Firefox için eklentiler olduğu söylensede Firefox’un eklentisi düzgün çalışmadığını gördüm.Open’a tıklayın.Bu işlemi ilk defa yapıyorsanız Export Tool’u kurmak için onay isteyecektir.Export key’i gösterdiğim yere yapıştırın ve indirme yerinizi seçin.Her şey yolunda gittiyse indirme işlemi başlayacaktır.PST dışa aktarma işlemi tamamlandı.
Microsoft 365 Posta Kutusunu PST Olarak Dışa Aktarma – Limitler
Dışa aktarılan PST dosyalarının varsayılan dosya boyutu 10 GB’dir. Dosya boyutunu artırabilir veya azaltabilirsiniz, ancak çok büyük yaparsanız dosyanın bozulma olasılığının da artacağını unutmayın. Dışa aktarılan posta kutusu PST sınırından büyükse araç, PST dosyasını sıralı olarak numaralandırılmış dosyalara böler.
Unutulmaması gereken posta kutusu boyutu büyüdükçe dışa aktarma işlem süresinin oldukça artacağıdır. Eğer çok sık bu işlemi yapacaksanız sırf bu iş için tasarlanmış üçüncü parti yazılımları değerlendirmenizi öneririm.
